Mit Lync Kontaktdaten aus allen Quellen einbinden

Eine einheitliche Kommunikationslösung, in der die vertrauten Kommunikationswege wie Telefon, Handy, Fax, Voicemail, SMS und Instant Messaging vereint und deren Vorteile gebündelt werden – diesen Anspruch stellen Unternehmen heutzutage. Dienste wie Desktop und File Sharing oder Videokonferenzen sollen dabei die Zusammenarbeit verbessern und effizienter gestalten. Hier passt Lync als Plattform und zudem stehen Erweiterungsmodule von Drittherstellern wie C4B Com For Business zur Verfügung.

Bei Microsofts Lync handelt es sich um eine umfassende Kommunikationslösung. Der Start mit einer Basisfunktionalität, wie Chat und PC-zu-PC (Video)-Telefonie à la Skype, ist relativ einfach umgesetzt. Wer aber mehr will und Lync in einem professionellen Kommunikationsumfeld nutzen möchte, sollte sich auf einen nicht zu unterschätzenden Integrations- und Administrationsaufwand einstellen.

Neben Lync müssen unter anderem der Exchange-Server und weitere Komponenten auf einen einheitlichen aktuellen Stand gebracht werden, um die volle Funktionalität nutzen zu können. Außerdem muss in die vorhandene Netzinfrastruktur und IP-fähige Endgeräte investiert werden.

Generell verspricht Microsoft mit Lync 2013 eine Kommunikations-Gesamtlösung, die die einzelnen Kommunikationswege verbindet und Informationsinseln vermeidet. Lync hat viele nützliche Funktionen an Bord und ist ein sehr gutes Werkzeug, um schnell mit Personen zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten. Doch perfekt ist diese Lösung nicht.

Zugriff auf Kontaktdaten

So ist beispielsweise der Zugriff auf Kontaktdaten nur auf das Active Directory und persönliche Outlook-Kontakte begrenzt. Doch gerade Kontaktdaten sind die Grundlage jeder Kommunikation und Zusammenarbeit. Und diese Daten befinden sich typischerweise in CRM-, ERP-Systemen oder anderen Datenbanken eines Unternehmen. Sind diese Datenquellen nicht mit Lync gekoppelt, ist nicht einmal eine einfache Anruferidentifizierung möglich, wenn Kunden oder Partner anrufen.

Über das Lync-API (Application Programming Interface) besteht zwar die Möglichkeit, individuelle Lösungen zu entwickeln und durch eigene Programmierprojekte  die Funktionalität von seinem Lync-basierten Ansatz zu erweitern und beispielsweise CRM- oder ERP-Geschäftsanwendungen in die Kommunikationsumgebung einzubinden. Doch das dürfte in den meisten Fällen nicht im Interesse vieler Unternehmen sein. Dies gilt insbesondere für mittelständische Unternehmen, die weder das Budget noch die Ressourcen dafür bereitstellen können. Damit aus Lync eine Gesamtkommunikationslösung wird, verfolgt Microsoft eine Strategie, in der die Integration von Drittanwendungen durch Partner erfolgt.

Erweiterungen für Lync von Drittherstellern

Eine Erweiterungslösung für Lync stellt die Software XPhone Essentials dar. Sie erweitert Lync um den Zugriff auf Unternehmenskontaktdaten sowie um viele Funktionen, die man bereits aus der klassischen Telefoniewelt kennt. Sie bietet den Lync-Usern eine erweiterte Suchfunktion mit Freitextsuche und Zugriff auf unterschiedlichste Datenquellen im Unternehmen und ermöglicht darüber hinaus das Telefonieren mit Lync aus Drittanwendungen (wie zum Beispiel SAP-Anwendungen).

Mittlerweile ist ein weiterer Baustein dazu gekommen: Nun ist auch die Anbindung von Lync an klassische Telefonanlagen machbar. Aktuell besteht die Lösung aus den drei Bausteinen, mit denen eine Lync-Infrastruktur umfassend ausgebaut und aufgewertet werden kann.

XPhone Essentials Virtual Directory

Die Kontaktdatensuche bei Lync beschränkt sich lediglich auf persönliche Outlook-Kontakte und Kontakte aus dem Active Directory, wobei nur nach Vor- und Nachname gesucht werden kann. XPhone Essentials Virtual Directory erweitert die Suche und den Zugriff auf Kontaktdaten, indem alle Unternehmenskontakte in die Lync-Infrastruktur integriert werden, wie zum Beispiel Kontakte aus dem CRM- oder ERP-System und vielen anderen Anwendungen, Datenbanken oder Cloud-Diensten.

Mit dieser Lösung können Anwender direkt über alle Lync-Clients – auch mit mobilen Endgeräten – auf sämtliche Kontaktdaten des Unternehmens zugreifen und für die Kommunikation verwenden. Alle Datenquellen lassen sich mit einer „Freitextsuche“ wie beispielsweise mit dem Begriff „Taxi München“ durchsuchen. Darüber hinaus werden die Daten aus verschiedensten Unternehmensanwendungen (CRM, ERP etc.) für die Anruferidentifizierung herangezogen, sodass der Anwender sofort sieht, wer ihn gerade anruft.

Verbindung zur Telefonanalge: Essentials PBX-Bridge

Die XPhone Essentials PBX-Bridge verbindet Lync 2010 und 2013 mit klassischen Telefonanlagen. Anwendern können mit so ihrem Lync-Client das vorhandene Tischtelefon steuern und über die bestehende Telefonanlage telefonieren, ohne in neue IP-fähige Endgeräte oder eine Voice- und Video-fähige IP-Netzinfrastruktur investieren zu müssen.

Das auf Software basierende Remote Call Control Gateway verbindet die Lync-Infrastruktur mit der vorhandenen Telefonanlage – auch an mehreren Standorten und Telefonanlagen gleichzeitig. Damit profitieren Anwender von einem erweiterten Leistungsspektrum und können ihr vorhandenes TK-System weiter nutzen, wenn beispielsweise Verträge noch laufen oder aus technischen Gründen eine Koexistenz von Lync und der klassischen PBX notwendig sein sollte.

XPhone Essentials PBX-Bridge ermöglicht zudem die Parallelnutzung der klassischen Telefonie und Lync zur Erweiterung der Kommunikation um Präsenz, Chat, Video oder Collaboration. Lync kann so mit allen gängigen TK-Anlagen eingesetzt werden.

Add-Ons für den Lync-Client

Die Client Add-Ons von C4B erweitern auch den Lync-Client um wichtige Telefoniefunktionen, die man bereits aus der klassischen Telefoniewelt kennt. So kann durch einfaches Drücken einer Hotkey-Taste aus jeder beliebigen Anwendung heraus telefoniert werden, wobei die Taste oder Tastenkombination vom Anwender selbst definierbar sind. Für ausgehende Anrufe unterstützen die Add-Ons darüber hinaus viele Anwendungen per TAPI-Schnittstelle, sodass über den Lync-Client einfach per Mausklick telefoniert werden kann.

Diese TAPI-Schnittstelle kann sowohl in 32 Bit- als auch in 64-Bit-Umgebungen eingesetzt werden. Bestehende Anwendungen, wie CRM- oder ERP-Systeme, lassen sich damit in die Lync-Umgebung einbinden. Mit der integrierten Rufnummernkonvertierung muss sich der Anwender keine Gedanken zum Umgang mit unterschiedlichen Rufnummernschreibweisen machen.

Unterschiedliche Schreibweisen werden automatisch in ein für Lync wählbares Format umgewandelt. Des Weiteren lässt sich mit der „Busy-on-Busy“-Funktion vom Anwender einstellen, was mit einem zweiten Anruf geschehen soll, wenn er gerade im Gespräch ist.

Integration von XPhone Essentials Server mit Lync

Die Installation und Administration von XPhone Essentials ist einfach gestaltet. Die Software besteht aus einer skalierbaren Architektur, die standortübergreifend einsetzbar ist. Sie unterstützt Telefonanlagen unterschiedlicher Hersteller mit nur einem XPhone Essentials Server.

Die Installation erfolgt – bis auf die Client Add-Ons – serverseitig, wobei keine Änderungen am Lync-Client und am Bedienkonzept von Lync vorgenommen werden. Das Anlegen der Benutzer sowie die Leitungszuweisung erfolgt automatisch. Die Plattform ist zentral administrierbar. Bewährte MSI-Verteilungsmechanismen ermöglichen ein schnelles Software-Rollout der Client Add-Ons, auch bei Umgebungen mit Hunderten oder vielen Tausend Benutzern.

David Williams

C4B Com For Business AG