Lizenzierung von Microsoft 365 Copilot: Wie viel kostet es, smart zu sein?

Die Tech- und Softwareriesen füllen ihre Produktportfolios im Rekordtempo mit neuen KI-Tools. Dabei setzt Microsoft hohe Erwartungen in seinen Copilot für das 365-Umfeld. Doch was gibt es hinsichtlich der Lizenzierung und der Kosten zu beachten?

Im Zuge des KI-Booms des letzten Jahrs hat Microsoft gleich eine ganze Reihe an Copilot-Technologien veröffentlicht. Der KI-Assistent hilft Nutzern bei der Navigation im Web (Microsoft Edge), verbessert die Effizienz in Vertriebsunternehmen (Microsoft Sales Copilot) oder ermöglicht es Entwicklern, Code schneller zu schreiben (GitHub Copilot). Als KI-Feature der am häufigsten genutzten Office-Software verspricht jedoch vor allem Copilot for Microsoft 365, den Arbeitsalltag in deutschen Büros zu vereinfachen.

Copilot for Microsoft 365 lässt sich als Add-On in die Microsoft 365 Anwendungen integrieren, egal ob Word, Excel, PowerPoint, Outlook und Teams. Die Anforderungen für den Copilot sind daher nahezu identisch mit den Anforderungen von Microsoft 365.
Anwender benötigen ein Microsoft Entra ID Konto (früher Azure Active Directory). Wie bei anderen Microsoft 465 Diensten empfiehlt es sich, das Netzwerk an den Prinzipien der Microsoft 365-Netzwerkkonnektivität auszurichten. So kann Copilot eine Verbindung mit Endpunkten herstellen, die in der Microsoft 365-Endpunkt-Taxonomie enthalten sind. Des Weiteren heißt es, Plugins zu aktivieren, Web-Sockets von Endpunkten freizugeben und Cookies von Drittanbietern zu erlauben.

Microsoft erklärt in seinen KI-Nutzungsbedingungen, dass vertrauliche Daten nicht zum Trainieren oder Nachtrainieren seiner KI-Modelle verwendet werden. Die Daten würden demnach die Grenzen des Unternehmens nicht verlassen. Dennoch sollten Unternehmen überprüfen, ob Copilot mit den eigenen internen Sicherheitsrichtlinien übereinstimmt.

Copilot for Microsoft 365 ist ein Add-On-Plan, der (Stand Februar 2024) für folgende Lizenzen verfügbar ist:

• Microsoft 365 E5,
• Microsoft 365 E3,
• Office 365 E3,
• Office 365 E5,
• Microsoft 365 Business Standard,
• Microsoft 365 Business Premium,
• Microsoft 365 A5 für Lehrpersonal,
• Microsoft 365 A3 für Lehrkräfte,
• Office 365 A5 für Lehrkräfte sowie
• Office 365 A3 für Lehrkräfte.

Aktuell liegt der Preis für den Copilot bei 30 Dollar pro User und Monat. Branche oder Unternehmensgröße spielen keine Rolle und auch für Bildungseinrichtungen gibt es keine Ausnahmen.

Die gute Nachricht: Im Januar hat Microsoft die ursprüngliche Mindestanzahl von 300 Lizenzen für Copilot aufgehoben. Die schlechte Nachricht: Zwar funktioniert Microsoft Copilot für Microsoft 365 als Add-On zu bestimmten Lizenzen (siehe oben). Bestehende Kunden erhalten jedoch im Rahmen des Enterprise Agreements keine speziellen Rabatte. Preisverhandlungen sind möglich, brauchen jedoch sehr triftige Argumente. Selbst Kunden, die vor einer Verlängerung ihres Microsoft 365 Agreements stehen, können sich nur wenig Hoffnung auf einen Preisnachlass machen.

Wie hoch die Kosten tatsächlich ausfallen, hängt in erster Linie von den bestehenden Microsoft 365 Lizenzen ab. Je nach Typ und Anzahl können die Zahlen schnell in die Höhe schießen. Ein Beispiel: Das günstigste, mit Copilot kompatible Microsoft 365-Abo ist Microsoft 365 Business Standard für 12,50 Dollar pro Monat und pro User. Fügt man hier eine Copilot-Lizenz hinzu, steigt der Preis für jeden Anwender auf 42,50 Dollar im Monat. Aufs Jahr und auf mehrere Mitarbeitende bezogen müssen Unternehmen tief in die Tasche greifen.

Kosten im Griff behalten

Unternehmen sollten sehr genau prüfen, in welchem Umfang sie Copilot nutzen wollen. Für das Managen der Lizenzen und das Optimieren der Kosten empfehlen sich die folgenden Best Practices:

• Technologischen Mehrwert bestimmen: Der Entscheidung für Copilot for Microsoft 365 – oder ein anderes KI-Tool – geht der Blick auf das Kosten-Nutzen-Verhältnis voraus. Wie steht es mit dem ROI der Anwendung? Und wie lässt sich dieser optimieren? Ein tiefer Einblick in vorhandene IT-Assets, deren Nutzung und Lizenzen ist Grundvoraussetzungen, um solche Fragen zu beantworten. Ziel sollte es sein, nur in das zu investieren, was Mitarbeitende auch tatsächlich benötigen und was zumindest mittelfristig einen Mehrwert für das Unternehmen abwirft. In der Realität der Unternehmens-IT ist das längst nicht der Fall. Im Gegenteil: Die Ausgaben für IT-Assets, die keinen echten Mehrwert darstellen, sind unnötig hoch. Nach dem State of ITAM Report von Flexera verpufft rund ein Drittel (32 Prozent) der Ausgaben für SaaS und IaaS/PaaS effektlos im Wolkenhimmel. Ähnlich düster steht es um On-Premise-Anwendungen (36 Prozent) und Rechenzentren (33 Prozent). IT-Asset-Management (ITAM)-Plattformen können helfen, das Kosten-Nutzen-Verhältnis von IT-Assets zu bestimmen und datenbasiert zu optimieren – und zwar nicht nur für KI-Anwendungen, sondern auch für Cloud, SaaS, On-Premises und Edge.
• Klein anfangen und schrittweise ausrollen: Geht es darum den ROI zu bestimmen, stellt sich schnell die Frage, für welche Bereiche der Copilot für Microsoft 365 überhaupt geeignet ist. Ist es die C-Level, der Vertrieb oder die Buchhaltung? Soll gleich die ganze Abteilung den KI-Assistenten nutzen können? Und wer im Team hat als Early Adopter überhaupt Interesse am Ausprobieren? Nicht alle Unternehmen können es sich leisten, den Copilot als Quasi-Standard jedem 365-Abo hinzufügen. Für sie empfiehlt es sich, den KI-Assistenten im Zuge eines PoCs auf eine begrenzte Zahl an Nutzern auszurollen. Das schafft einen guten Ausgangspunkt, um Erfahrungen zu sammeln und eine unternehmensweite Adoptionsstrategie zu erarbeiten.
• Verhandeln und Nachfragen: Microsoft ist von Copilot überzeugt. Das spiegelt sich auch in der Preisstrategie wider. Mit Rabatten und Sonderkonditionen ist in absehbarer Zukunft nicht zu rechnen. Und während für andere Copiloten von Microsoft kostenlose Testversionen bereit stehen, gibt es für Copilot for Microsoft 365 derzeit kein solches Programm. Unternehmen müssen ein Jahresabonnement abschließen, um auf den KI-Assistenten zugreifen zu können. Trotzdem sollten IT-Verantwortliche sich nicht vor Preisverhandlungen scheuen. Bei den meisten KI-Tools handelt es sich um „neue“ Lösungen, die eine bestimmte Adoptionskurve voraussetzen und im ersten Jahr nicht den gleichen ROI erzielen werden wie im dritten oder fünften. Es ist also durchaus berechtigt, nach Preismodellen zu fragen, die eine solche Kurve berücksichtigen.
• Alternativen prüfen: Ob Copilot for Microsoft 365 zum Einsatz kommt, hängt stark davon ab, in welchem Umfang das Unternehmen bereits auf Microsoft-Lösungen setzt. Copilot stellt einen sehr einfachen Weg dar, bestehende Anwendungen KI-smart zu machen. Dazu gehören nicht nur Word, Excel & Co., sondern auch Microsoft Dynamics für ERP und/oder CRM. Es gibt aber immer Alternativen. ChatGPT zum Beispiel lässt sich für unterschiedlichste Aufgabe nutzen. Google stellte erst im Dezember sein neues KI-Modell Gemini vor, das die Basis für den Bard-Chatbot bildet. Und Salesforce hat mit Einstein 1 eine Plattform vorgestellt, die mehr Produktivität im Vertrieb und Kundenservice verspricht. Neben den etablierten Playern finden sich zudem zahlreiche Startups mit interessanten KI-Tools, die häufig günstiger, kostenfrei oder als Trial-Version zur Verfügung stehen. Hier müssen Unternehmen von Fall zu Fall unterscheiden, welche Anwendungen am besten ins IT-Portfolio passen.
• KI-Markt und KI-Assets beobachten: Die Mehrheit der Anbieter befindet sich in der Anfangsphase, was ihre KI-Produkte angeht. Lizenzmodelle und Preise können sich daher noch ändern. Viele Anbieter integrieren zudem KI-Features in bestehende Produkte, so dass sich über kurz oder lang auch bestehende Lizenzverträge und Preismodelle ändern werden. Für IT-Verantwortliche heißt es hier, wachsam bleiben. Dazu gehört es, sich einen transparenten Überblick der bestehenden Lizenzen zu verschaffen und relevante Metriken (z. B. Verbrauch) zu tracken. Zudem lohnt es sich, den KI-Markt und die Roadmap von Anbietern im Blick zu behalten. Kommt es dann zur Auswahl einer neuen KI-Lösung, können Unternehmen die damit verbundenen Kosten, Risiken und Compliance-Fragen besser bewerten.

Kosten und Lizenzen von KI-Lösungen wie Copilot for Microsoft 365 müssen gemanagt werden – darin unterscheiden sie sich nicht von anderen IT-Assets. Das Angebot an KI-Tools und Features wächst und die Akzeptanz auf Anwenderseite steigt. Wie bei Cloud and Saas könnte es auch hier schon bald zu einem „AI Sprawl“ oder „Schatten-KI“ kommen, wenn Mitarbeitende beliebte Chatbots und Apps an der IT vorbei nutzen. Wer das vermeiden will, braucht einen umfassenden Einblick in das eigene IT-Estate, um alle IT-Assets zielgerichtet und kosteneffektiv für sich zu nutzen.

Philip Perfetti ist Senior Product Marketing Manager bei Flexera.

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