Erfolgreiches Umsetzen von Aufbewahrungspflichten

Hinter den offiziellen SaaS-Datenaufbewahrungsrichtlinien lauern versteckten Risiken. Systemverantwortliche sollten wissen, wie sich die Herausforderungen bei der Umsetzung von Aufbewahrungspflichten bewältigen lassen.

Die Nutzung von SaaS-Anwendungen wie Microsoft 365, Salesforce oder Google Workspace verändert die Anforderungen an das Datenmanagement in Unternehmen grundlegend. Während Cloud-Dienste zentrale Geschäftsprozesse unterstützen, sind standardmäßig bereitgestellte Datenaufbewahrungsfunktionen oft eingeschränkt und können die Einhaltung der Compliance gefährden. Doch worauf kommt es bei der Sicherung der Daten führender SaaS-Anbieter an?

• Microsoft bietet zwar umfassende Collaboration- und Productivity-Tools, doch die standardmäßigen Aufbewahrungsfunktionen von Exchange Online und SharePoint sind oft auf operative Zwecke ausgelegt. Unternehmen, die sich ausschließlich auf die nativen Richtlinien verlassen, laufen Gefahr, Datenverluste durch versehentliches Löschen oder systemseitige Speicherlimits zu erleiden, bevor die Daten für Compliance-Zwecke gesichert sind.
• Salesforce: Die CRM-Plattform ist auf das Management von Kundendaten und Geschäftsprozesse ausgerichtet, doch die Backup- und Aufbewahrungsfunktionen sind begrenzt. Historische Datensätze und Workflow-Informationen lassen sich nur eingeschränkt exportieren oder langfristig archivieren, was Compliance-Lücken insbesondere in regulierten Branchen verursachen kann.
• Google Workspace: Google bietet über Google Vault zwar bestimmte Aufbewahrungsfunktionen für Gmail, Drive und Tabellen an, aber diese Funktionen erfüllen nicht immer die Anforderungen für eine langfristige Archivierung. In verteilten Arbeitsumgebungen, in denen Dokumente kontinuierlich erstellt und geteilt werden, entsteht so ein nicht zu unterschätzendes Risiko für Datenverlust und Compliance-Verstöße.

Unternehmen, die in stark regulierten Branchen tätig sind müssen sicherstellen, dass ihre Datenaufbewahrungsstrategien über die Standardfunktionen dieser und anderer SaaS-Anbieter hinausgehen. Andernfalls besteht die Gefahr rechtlicher Konsequenzen, Strafen und Reputationsschäden.

Zur Absicherung dieser Prozesse sollten die Unternehmen ergänzende Backup-Lösungen einsetzen, die in der Lage sind, die Lücken der SaaS-Plattformen zu schließen. Arcserve SaaS Backup beispielsweise ermöglicht die systematische Sicherung von Daten aus Microsoft 365, Dynamics 365, Entra ID, Salesforce, Google Workspace und Zendesk.

Notwendige Funktionen für ein SaaS Backup

Vor diesem Hintergrund hat sich herausgestellt, dass Backup-Lösungen bestimmte Funktionalitäten mit sich bringen müssen, wenn sie diesen Anforderungen gerecht werden sollen:

• Langfristige Aufbewahrung: Daten werden unabhängig von den standardmäßigen Anbieterfristen gesichert und stehen über längere Zeiträume für Compliance- oder Audit-Zwecke zur Verfügung.
• Umfassende Kontrolle: IT-Teams behalten die Verantwortung für ihre Daten und können Richtlinien flexibel an die regulatorischen Anforderungen ihres Unternehmens anpassen.
• Schutz gegen Datenverlust: Gelöschte oder versehentlich entfernte Daten können wiederhergestellt werden, wodurch Ausfallzeiten und Risiken minimiert werden.
• Cloud-native Lösung: Die Integration in bestehende SaaS-Umgebungen erfolgt ohne zusätzliche Hardware, die Backups erfolgen automatisiert und skalierbar.

Durch die Nutzung solcher Lösungen können Unternehmen die Lücken in den nativen Aufbewahrungsfunktionen der SaaS-Anbieter schließen, Compliance-Vorgaben einhalten und gleichzeitig die Kontrolle über ihre geschäftskritischen Daten behalten. (rhh)

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