Dateien strukturiert umbenennen
18. Januar 2016
Die Mitarbeiter im Unternehmen haben meist Zugriff auf unterschiedliche Dateispeicherorte. Etwa die lokale Festplatte, mobile Speichermedien wie USB-Sticks oder USB-Festplatten, Netzwerkfreigaben und neuerdings auch Cloud-Speicherplatz zählen dazu. Während manche Mitarbeiter sehr organisiert vorgehen, und erstelle Dateien nach einem gewissen Schema abspeichern (etwa in geordnet nach Jahreszahlen mit entsprechenden Projektbezeichnungen sowohl bei Ordnern und Dateien), speichern andere User die Daten teilweise „einfach irgendwo hin“
Spätestens wenn wichtige Dateien dann nicht mehr so einfach „auffindbar“ sind, suchen die betroffenen Mitarbeiter dann Hilfe bei den Systembetreuern. Oftmals wird dann aus Unwissenheit eine Datenwiederherstellung gefordert, schließlich sind die wichtigen Dateien ja nicht mehr „vorhanden“. Hier kann es helfen, die jeweiligen Mitarbeiter entsprechend zu schulen, und weitere Hilfestellungen zu bieten. Aber was ist zu tun, falls „das Kind bereits in den Brunnen gefallen ist“?
Zunächst sollten die Dateien der betreffenden Benutzer neu sortiert und gegebenenfalls umbenannt werden. Damit die Systembetreuer dies nicht in zeitraubender Kleinarbeit händisch erledigen müssen, stehen unterschiedliche Tools zur Organisation und Umbenennung von Dateien bereit. Eins dieser Tools ist das „Bulk rename Utility“. Diese Freeware steht zum kostenlosen Download auf der Herstellerseite bereit, und ist in der Lage große Mengen an Dateien nach vordefinierten oder eigens erstellten Filtern zu verarbeiten. Bereits nach kurzer Einarbeitung wird das massenhafte Umbenennen von Dateien damit zum „Kinderspiel“.
Im Nachgang sollten dann mit den Verantwortlichen entsprechende Schritte zur Mitarbeiterschulung eingeleitet werden, um künftig nicht nur strukturiert zu arbeiten, sondern die Ergebnisse auch nach einem vordefinierten, unternehmensweit gültigen Schema abzuspeichern. Das ist beispielsweise auch besonders wichtig, wenn Mitarbeiter ausfallen und von anderen vertreten werden.
