Outlook-Problem : Automatischer SMS-Versand statt E-Mail-Postausgangsserver
28. Februar 2017
Bei bestimmten Konstellationen kann es dazu kommen, dass E-Mails nicht korrekt versendet werden. In der Regel sind dafür Fehlkonfigurationen am Postausgangsserver beziehungsweise an den entsprechenden Outlook-Einstellungen die Ursache. Interessant wird es, wenn die E-Mail-Sendefunktion generell funktioniert, und nur bei einigen Outlook-Kontakten nicht korrekt ausgeführt wird.
Als „Mysteriös“ könnte man folgendes Szenario bezeichnen: Der Versand sowie der Empfang von E-Mails funktioniert generell reibungslos. Nur falls die Mitarbeiter eine neue E-Mail schreiben möchten, wird der Empfänger nicht erreicht. Und zwar falls die Person über den Button „neue E-Mail-Nachricht“ (in Outlook 2010) klickt, und den Kontakt mit Anfangsbuchstaben direkt in das „An-Fenster“ einfügt, und danach die Mail versendet.
Sollten die Mitarbeiter allerdings in einer bestehenden Konversation (mit dem gleichen Empfänger) auf „Antworten“ klicken, funktioniert alles reibungslos. Das Problem hierbei: Der Mitarbeiter hat den Outlook-Kontakt nicht korrekt angelegt. Dies äußert sich unter Umständen daran, dass Outlook versucht, die E-Mail als SMS (Short Message Service) zu versenden. Diese Eigenschaft lässt sich in der grafischen Benutzeroberfläche nur recht umständlich anzeigen. Dazu wird im „An-Fenster“ der entsprechende Kontakt eingefügt, und mit der rechten Maustaste geklickt, und im nun erscheinenden „Karteikarte“ auf „Outlook Eigenschaften“ geklickt (Bild).
Öffnet sich dieser Dialog, und es ist als Standardaktion „MOBILE“ eingetragen, so deutet das auf einen Fehler hin. Dieser kommt oftmals zu Stande, falls die Mitarbeiter eine E-Mail-Adresse den Outlook-Kontakten hinzufügen möchten (rechte Maustaste). Dabei extrahiert Outlook neben der E-Mail-Adresse meist noch eine Telefonnummer (Mobil oder Festnetz). Dies alleine würde noch kein Problem darstellen.
Allerdings tritt dieser Fehler auf, wenn auf „Speichern“ geklickt, und kein Vor- und Zuname im Kontakt eingetragen wird. Trotzdem kann bei dieser Konstellation der „Anzeigename“ vorhanden sein. Somit merken die Mitarbeiter nicht unbedingt, dass der Kontakt inkorrekt angelegt wurde. Schließlich sorgt die "Auto-Vervollständigen-Funktion" dafür, dass bereits ein bis zwei Buchstaben (in der Regel) genügen, um den Kontakt im AN-Feld anzuzeigen. Ändern die Systembetreuer hier den Kontakt entsprechend ab, und fügen den Vor- und Zunamen ein, ist das Problem in der Regel gelöst. Falls dies nicht klappt, kann – wie im Bild gezeigt – nach dem Hinzufügen des Namens auch noch die Standardaktion von „MOBILE“ auf „SMTP“ umgestellt werden. Falls dies auch nicht ausreicht, müssen die betroffenen Kontakte gelöscht, und neu erstellt werden.
