Microsoft 365 im Dauerwandel: Wie IT-Abteilungen den Überblick behalten

Microsoft 365 entwickelt sich kontinuierlich weiter. Neue Funktionen kommen hinzu, bestehende Anwendungen verändern sich, Sicherheitsanforderungen werden angepasst und manchmal verschwinden Funktionen auch wieder. Für Unternehmen ist deshalb nicht mehr nur die Einführung von Microsoft 365 eine Herausforderung. Mindestens ebenso wichtig ist die Frage, wie sich der laufende Wandel im Griff behalten lässt.

Für IT-Abteilungen bedeutet das: Sie müssen nicht nur wissen, was Microsoft verändert, sondern vor allem beurteilen, welche Änderungen für das eigene Unternehmen relevant sind. Genau hier liegt für viele mittelständische Unternehmen die eigentliche Herausforderung.

Das Schweizer Industrieunternehmen Unifil AG hat dafür einen strukturierten Umgang mit Microsoft-Änderungen entwickelt. IT-Leiter Reto Furter setzt dabei auf einen frühzeitigen Überblick und eine konsequente Priorisierung: Was betrifft die eigene Umgebung? Wo besteht Handlungsbedarf? Und wann müssen Mitarbeitende informiert werden?

Unifil mit Sitz in Niederlenz beschäftigt rund 160 Mitarbeiter. Im Unternehmen kommen verschiedene Microsoft-365-Dienste zum Einsatz – darunter Exchange Online, OneDrive, SharePoint sowie Power Apps und Power Automate. Mit der zunehmenden Nutzung von Cloud-Diensten verändert sich auch die Dynamik der IT. Updates werden nicht mehr nur in größeren Projekten geplant und anschließend über längere Zeit stabil betrieben. Vielmehr entwickelt sich die Plattform kontinuierlich weiter.

Microsoft informiert seine Kunden über diese Veränderungen. Für eine kleinere oder mittelgroße IT-Abteilung stellt sich allerdings schnell die praktische Frage, wie sich diese Informationen im Tagesgeschäft bewältigen lassen.

„Man hätte die Informationen zwar irgendwo finden können“, sagt Furter. „Aber wer macht das im Alltag wirklich?“ Für ihn ist deshalb entscheidend, nicht jede Änderung gleich intensiv verfolgen zu müssen. Stattdessen geht es darum, relevante Entwicklungen frühzeitig zu erkennen und anschließend zu entscheiden, ob und wann daraus eine konkrete Aufgabe entsteht.

Vom Informationsüberfluss zur Priorisierung

Bei Unifil werden die Microsoft-Änderungen regelmäßig aufbereitet und eingeordnet. Rolf Tröndle, der das Unternehmen bereits seit vielen Jahren bei Microsoft-Themen begleitet, unterstützt diesen Prozess mit seinem Dienst ChangeCockpit.

Im Mittelpunkt steht dabei weniger die reine Sammlung von Informationen als deren Bewertung. In regelmäßigen Sessions werden wichtige Änderungen vorgestellt, erklärt und hinsichtlich ihrer möglichen Auswirkungen auf die Unternehmens-IT eingeordnet. Bei besonders dringenden oder sicherheitsrelevanten Entwicklungen erfolgt die Information kurzfristig. Für Furter ist dieser Filter wichtig. Denn nicht jede Neuerung betrifft die eigene Umgebung gleichermaßen.

„Wenn es um Exchange Online geht, höre ich natürlich besonders genau hin. Im vergangenen Jahr waren für uns Power Apps und Power Automate wichtige Themen. Andere Bereiche nehmen wir einfach zur Kenntnis“, so Furter. Das Wissen über weniger relevante Entwicklungen kann trotzdem später nützlich sein. „Manchmal kommt Monate später ein Thema auf und dann denkt man: Davon habe ich doch schon einmal gehört.“

Der Vorteil liegt damit nicht nur darin, unmittelbar auf eine Änderung reagieren zu können. Es entsteht vielmehr ein kontinuierliches Hintergrundwissen über die Entwicklung der eingesetzten Plattform.

Frühzeitig wissen, statt später reagieren

Besonders deutlich wird der Nutzen bei Änderungen, die technische Vorbereitungen erfordern. Anpassungen an Authentifizierungsverfahren oder Zertifikaten können beispielsweise Auswirkungen auf Anwendungen und bestehende Prozesse haben. Wird eine solche Änderung erst wahrgenommen, wenn die neue Regel bereits aktiv ist, bleibt häufig nur noch wenig Zeit für Tests und Anpassungen. Werden die Informationen dagegen frühzeitig bewertet, kann die IT die notwendigen Arbeiten in die eigene Planung aufnehmen.

„Es geht gar nicht darum, dass ständig etwas ausfällt. Aber wenn man frühzeitig weiß, dass sich etwas ändert, kann man rechtzeitig handeln“, sagt Furter. Er vergleicht den Ansatz mit aktivem Monitoring: Man wartet nicht, bis ein Problem tatsächlich eintritt, sondern versucht vorher zu erkennen, dass Handlungsbedarf entstehen könnte.

Für eine IT-Abteilung bedeutet das eine Verschiebung der Perspektive. Statt ausschließlich auf Störungen und konkrete Anforderungen zu reagieren, wird ein Teil der Arbeit vorausschauend.

Nicht jede Änderung gehört an Mitarbeiter kommuniziert

Die technische Bewertung ist allerdings nur ein Teil des Change Managements. Eine weitere Frage lautet: Was muss die Belegschaft wissen? Auch hier verfolgt Unifil einen selektiven Ansatz. Nicht jede Veränderung wird automatisch kommuniziert. Wenn eine Funktion im Hintergrund angepasst wird und für die Anwenderinnen und Anwender keine erkennbare Auswirkung hat, sieht Furter keinen Grund für eine zusätzliche Information.

Anders sieht es aus, wenn sich Arbeitsabläufe, Benutzeroberflächen oder die Nutzung einer Funktion verändern. Dann entscheidet die IT, wie und wann die Mitarbeitenden informiert werden. Je nach Thema erfolgt dies beispielsweise per E-Mail, Intranet oder Microsoft Teams.

„Wir versuchen, unsere Mitarbeitenden nur dann zu informieren, wenn es wirklich Auswirkungen hat. Zu viele Informationen werden ohnehin nicht gelesen“, gesteht Furter ein. Damit wird die Kommunikation selbst zu einem Bestandteil des Change Managements. Denn auch eine technisch korrekte Information kann ihren Zweck verfehlen, wenn Mitarbeiter permanent mit Hinweisen zu Neuerungen konfrontiert werden. Die IT muss deshalb nicht nur entscheiden, was relevant ist, sondern auch, für wen es relevant ist.

Technik muss übersetzt werden

Für Furter liegt ein weiterer wichtiger Punkt darin, technische Informationen verständlich aufzubereiten. Microsofts Dokumentation ist umfangreich und richtet sich teilweise an ein technisch versiertes Fachpublikum. Für die tägliche Arbeit einer mittelständischen IT-Abteilung reicht es deshalb nicht immer aus, die vorhandenen Informationen lediglich weiterzugeben.

Deshalb sei es wichtig, dass die Microsoft-Informationen in eine Sprache überführt werden, die man versteht. Diese Übersetzungsleistung besteht aus seiner Sicht vor allem darin, technische Veränderungen mit der konkreten Unternehmensumgebung in Verbindung zu bringen: Was bedeutet die Änderung für die eingesetzten Dienste? Gibt es Handlungsbedarf? Muss etwas getestet werden? Sind Mitarbeitende betroffen? Erst aus dieser Einordnung wird aus einer Microsoft-Ankündigung eine konkrete Information für die eigene IT.

Change Management wird zur Daueraufgabe

Mit der zunehmenden Verlagerung von Anwendungen in die Cloud verändert sich damit auch das Verständnis von Change Management. Früher konnten Unternehmen viele Veränderungen im Rahmen einzelner Projekte planen. Bei Cloud-Plattformen wie Microsoft 365 ist der Wandel dagegen ein permanenter Bestandteil des Betriebs.

Das bedeutet nicht, dass jede Änderung zu einem Projekt werden muss. Im Gegenteil: Ein funktionierender Prozess muss gerade dabei helfen, zwischen wichtigen und unwichtigen Veränderungen zu unterscheiden.

Für Unternehmen ergeben sich daraus mehrere praktische Fragen:

• Welche Microsoft-Dienste sind für das eigene Unternehmen geschäftskritisch?
• Welche Änderungen müssen regelmässig beobachtet werden?
• Welche Neuerungen erfordern Tests oder technische Anpassungen?
• Welche Veränderungen betreffen die Mitarbeitenden tatsächlich?
• Und wie lässt sich die Kommunikation auf die wirklich relevanten Themen konzentrieren?

Bei Unifil übernimmt die IT diese Bewertung derzeit weitgehend selbst. Die Informationen werden zunächst intern eingeordnet und anschließend – wenn erforderlich – für die betroffenen Mitarbeitenden aufbereitet.

Der eigentliche Vorteil ist der zeitliche Vorsprung

Für Reto Furter liegt der Wert dieses Vorgehens deshalb weniger in einer einzelnen Information als in der Möglichkeit, sich frühzeitig auf Veränderungen einzustellen. „Der größte Vorteil ist der Wissensvorsprung. Man weiß frühzeitig, welche Herausforderungen auf einen zukommen und kann handeln, bevor sie zum Problem werden.“

Damit verändert sich auch die Rolle der IT. Sie ist nicht mehr nur die Stelle, die auf technische Probleme reagiert, sondern wird zunehmend zum Übersetzer zwischen der dynamischen Entwicklung einer Cloud-Plattform und den konkreten Anforderungen des Unternehmens.

Gerade für kleinere IT-Teams kann diese Fähigkeit entscheidend sein. Denn Microsoft 365 nimmt den Unternehmen zwar einen Teil des klassischen Betriebsaufwands ab. Gleichzeitig müssen sie sich aber kontinuierlich mit Veränderungen auseinandersetzen.

Die zentrale Frage lautet daher nicht mehr nur: Was kann Microsoft 365? Sondern zunehmend: Was davon verändert unsere Arbeit – und was müssen wir deshalb jetzt wissen?

Natalie Weirich ist freie Autorin.

Unifil AG, Niederlenz