Email-Disclaimer mit der Powershell erstellen
4. Oktober 2017
Unter jeder Business-Email sollte eine entsprechende Signatur stehen – mit Name, Vorname und Kontaktinformationen. Teilweise „packen“ die Firmen auch noch weitere Informationen in ihre Mails, etwa die genaue Funktion des jeweiligen Mitarbeiters im Unternehmen oder Grafiken sowie optionale Disclaimer (Hinweise zum Haftungsausschluss). Anstatt den Mitarbeitern die Signaturen „von Hand“ zu erstellen – oder erstellen zu lassen, können die Systembetreuer auch andere Wege einschlagen. Besonders wenn es darum geht eine Vielzahl an Benutzerkonten gleichzeitig zu modifizieren, werden Lösungen interessant, bei denen derartige Aufgaben „in einem Rutsch“ erledigt werden können. Mit der Powershell lässt sich dies schnell und effizient erledigen
Um einen typischen Disclaimer hinzuzufügen sind zwei Schritte nötig. Auf diese Zeit lassen sich die „typischen“ Textbausteine einfach hinzufügen. Hier kommen oftmals unterschiedliche Formulierungen zum Einsatz, etwa:
„Diese E-Mail enthält vertrauliche und/oder rechtlich geschützte Informationen.
Wenn Sie nicht der richtige Adressat sind, oder diese E-Mail irrtümlich erhalten haben, informieren Sie bitte den Absender und löschen Sie diese Mail. Das unerlaubte Kopieren sowie die unbefugte Weitergabe dieser E-Mail und der darin enthaltenen Informationen sind nicht gestattet.“
Zunächst starten die Systembetreuer eine Powershell-Sitzung mit administrativen Berechtigungen. Danach kommt folgendes Cmdlet zum Einsatz:
$session = New-PSSession -ConfigurationName Microsoft.Exchange -ConnectionUri "https://outlook.office365.com/powershell-liveid/" -Credential $cred -Authentication Basic -AllowRedirection Import-PSSession $Session
Nach dem Öffnen der Verbindung mit Exchange-Online wird folgender Befehl verwendet:
New-TransportRule -Name ExternalDisclaimer -SentToScope 'NotInOrganization' -ApplyHtmlDisclaimerText " <h3>Disclaimer Title</h3> This is the disclaimer text. <img alt='Contoso logo' src='http://www.contoso.com/images/logo.gif'>" [bash] New-TransportRule -Name ExternalDisclaimer -SentToScope 'NotInOrganization' -ApplyHtmlDisclaimerText " <h3>Disclaimer Title</h3> This is the disclaimer text. <img alt='Contoso logo' src='http://www.contoso.com/images/logo.gif'>"
Die einzelnen Bereiche im Cmdlet müssen die Systembetreuern entsprechend anpassen, etwa Disclaimer-Überschrift, den Inhalt oder eine zusätzliche Grafik.
Dabei sollen die IT-Verantwortlichen allerdings im Hinterkopf behalten, dass derart einseitige Erklärungen keinerlei rechtliche Relevanz aufweisen. Denn um rechtliche Gültigkeit zu erreichen, müssten derartige „Bedingungen“ zwischen den beiden Parteien (sprich dem Unternehmen und dem versehentlich angeschriebenen E-Mail-Empfänger) im gegenseitigen Einverständnis erklärt werden.
