Datei-Management leichtgemacht
2. Januar 2018
Beim Datei-Management benötigen die Systembetreuer oftmals viel Geduld. Besonders problematisch sind dabei Laufwerke auf den Desktop-Clients der Mitarbeiter, die neu organisiert, aufgeräumt oder „ausgemistet“ werden sollen. Denn neben unwichtigen Daten, etwa zahlreichen Datei-Dubletten, unnützen Ordnern und Daten finden sich an dieser Stelle auch immer wieder sehr wichtige Dateien, die von den Mitarbeitern für bestimmte Aufgaben dringend benötigt werden.
Um an dieser Stelle nicht den Überblick zu verlieren, sollten die Systembetreuer im Vorfeld zuerst für ein vollständiges Backup sorgen. Dieses kann beispielsweise auf einen günstigen Archivspeicher ausgelagert werden (Bandlaufwerke, Online-Speicherplatz in der Cloud). Danach können sich die Administratoren an die Arbeit machen, und die Ordner, Partitionen und Datenträger bereinigen, umsortieren und nicht benötigte Daten gegebenenfalls löschen. Um dies möglichst zu vereinfachen, und die Arbeitszeit für die Administratoren möglichst gering zu halten, sollten speziell abgestimmte Tools eingesetzt werden. Dabei sind unterschiedliche Werkzeuge verfügbar:
- Acronis True Image: Backup-Programm mit Cloud-Speicherplatzanbindung.
- AllDup: Damit lassen sich doppelte Dateien identifizieren und löschen.
- FileVoyager: Dateimanager mit umfangreichen Funktionen zum Kopieren, Löschen und Umbenennen von Dateien.
- SharePoint: Wichtig ist es, ein entsprechendes Dokumentenmanagement-System einzusetzen.
Bei diesen Punkten handelt es sich um Vorschläge, für jede Kategorie sind auch andere Lösungen von unterschiedlichen Herstellern verfügbar. Wichtig ist an dieser Stelle vor allem, dass sich die Systemverantwortlichen ein ausgeklügeltes Konzept machen, um das „Datei-Problem“ sinnvoll und effizient zu lösen. Dabei müssen unterschiedliche Vorgaben (Unternehmensrichtlinien, gesetzliche Voraussetzungen) beachtet werden.
