Automatisches Office-Backup

Viele Administratoren, Anwender und Mitarbeiter in den Fachabteilungen können ein Lied davon singen: Zwar werden die Systeme in regelmäßigen Abständen gesichert, doch bei einem Systemausfall wird meistens die komplette Arbeit des betreffenden Tages „vernichtet“. Denn falls etwa jeden Abend eine Datensicherung durchgeführt wird, und es auf einem System am frühen Nachmittag zu einem Datenverlust kommen sollte, wird höchstwahrscheinlich ein Großteil des „Tagewerks“ verloren gehen. Denn oftmals speichern die Mitarbeiter in typischen Office-Anwendungen wie etwa „Word“ oder „Excel“ zwar während der Arbeitszeit ihre Dokumente ab, allerdings landen diese Dateien dann meist auf der lokalen Festplatte. Daher sollten die Mitarbeiter ihre aktuellen Dokumente nicht nur auf den lokalen Datenträgern, sondern auch auf zusätzlichen Speicherorten ablegen. Dazu zählen beispielsweise:

• Externe HDDs oder USB-Sticks,
• Netzlaufwerke auf Servern oder NAS-Systemen oder
• Online-Speicher wie etwa Dropbox, Onedive. iCloud.

Es stehen zwar viele Lösungen für dieses Problem bereit, aber die Administratoren müssen auch die Usability bedenken. Denn nicht alle Mitarbeiter werden bei jedem Klick auf das Diskettensymbol auch noch einen alternativen Ordnerpfad über den Menüpunkt „Speichern unter…“ auswählen. Um dies zu automatisieren können die Systembetreuer auf Tools wie etwa „Smart Tools Auto Backup“ setzen. Dieses Werkzeug ist beispielsweise für Microsoft Word und Microsoft Excel verfügbar, und automatisiert das Abspeichern auf einem zusätzlichen Datenpfad. Auf diese Weise werden mit nur einem Klick von den Mitarbeitern gleich mehrere Kopien angelegt. Auf diese Weise lassen sich Datenverluste abmildern. Zudem sollten die Systembetreuer auch gleich noch in den Einstellungen der Office-Programme ein automatisches Speicherintervall konfigurieren. So lassen sich unangenehme Überraschungen – etwa bei einem kurzzeitigen Stromausfall – vermeiden. Das Tool steht auf der Herstellerseite zum kostenlosen Download bereit.

Florian Huttenloher