Lizenzfragen zu Cloud und Software elegant lösen

Ob bei der Cloud-Nutzung alles rechtskonform und wirtschaftlich abläuft, hat das Software Asset Management (SAM) zu klären. Mit in der Verantwortung steht die IT-Abteilung, um mit anderen Fachbereichen an einem ganzheitlichen SAM zu arbeiten. Denn nur bei abgestimmten und klar definierten Prozessen greifen die richtigen Tools.

Ein ganzheitliches Software Asset Management (SAM) liefert die Daten zum Ist-Stand der IT – und kann zu mehr Umsatz führen, wenn mit ihr Transparenz, mehr Automatisierung und optimale Datenqualität verbunden sind. Wer im Unternehmen trägt dafür die Verantwortung? Ist es der Einkauf, der strategisch die Lizenzverträge verhandelt? Soll nicht besser die Finanzabteilung die Richtung vorgeben, weil sie die Budgets verantwortet und die verbrauchsbasierten Cloud-Modelle verrechnet? Oder muss die IT-Abteilung ran, die sowieso für alle Software-Rollouts beispielsweise in einer Hybrid Cloud verantwortlich ist?

Die Praxis zeigt eindeutig: Wo man die SAM-Verantwortung aufhängt, ist nicht entscheidend. Fakt ist, dass nur ein abteilungsübergreifendes Vorgehen Erfolg verspricht. Diese Zusammenarbeit fällt IT-Administratoren leichter, wenn sie nicht nur ihre SAM-Tools im Blick haben, sondern wissen, welche Schritte nötig sind.

Workflows prüfen und SAM-Tools zum Automatisieren auswählen

Am Anfang gehört auf den Prüfstand, was sich an Workflows rund um Software bewährt hat, wo Schwierigkeiten auftreten und Verantwortlichkeiten nicht geklärt sind. Diese Evaluierung beschreibt Beschaffung, Genehmigung und Installation, deckt aber zugleich Schwachstellen auf und liefert Ansatzpunkte, wo Automatismen greifen können. Dafür sind Rollenkonzepte entscheidend, die Nutzung, Verbrauch und Bestellung von Cloud-Services regeln. Intern muss klar beschrieben sein, wann die Bestellung nur über den Einkauf läuft, wer in letzter Instanz die Beschaffung freigibt und wer das Budget für die Cloud-Nutzung verantwortet.

Erst nach dem konzeptionellen Aufbereiten ist es sinnvoll, über Werkzeuge nachzudenken. Ein klassisches IT-Service-Management-Tool wie ServiceNow oder ein Spezialwerkzeug wie SAM2GO liefert zwar die gewünschte Prozessunterstützung, beide vereinfachen das Abbilden von SAM-Prozessen jedoch nur dann wirkungsvoll, wenn diese klar definiert sind.

Ein passendes Tool hat den Effekt, dass Workflows weitestgehend automatisiert ablaufen. Das fängt damit an, dass ein Mitarbeiter in der Fachabteilung die gewünschte Software aus einem Standardwarenkorb auswählt und beantragt. Auf dem Dashboard sieht der Verantwortliche, zu welchen Lizenzen die gefragte Funktionalität verfügbar ist. Entweder der Bedarf lässt sich aus dem Software-Bestand decken oder eine Neubestellung wird initiiert. Beide Szenarien münden in der automatischen Installation beim Anwender.

Kennzahlen und die passende Hersteller-Provider-Kombination ableiten

Geeignete Werkzeuge unterstützen außerdem das sogenannte Right-Sizing, indem sie über standardisierte Schnittstellen zu den Cloud-Anbietern Daten ziehen, aus denen man wichtige Kennzahlen ableiten kann. So lässt sich bei Cloud-basierter Software der sogenannte Nutzungsgrad ermitteln – also ob beispielsweise die aktiven Office-365-E5-Lizenzen wirklich alle Workloads nutzen. Die Analyse kann ergeben, dass für die Nutzermehrheit die günstigere Variante E3 ausreichen würde.

Um eine hohe Datenqualität zu erreichen, sind außerdem Informationen zu relevanten Instanzen von Oracle, IBM oder SAP und aus MDM (Mobile Device Management)-Systemen wie Mobilelron automatisiert einzubinden. Entscheidend zur hohen Automatisierung und 360-Grad-Transparenz tragen Einblicke ins Active Directory, kaufmännische Daten aus SAP und Schnittstellen zu IT-Service-Management-Werkzeugen wie ServiceNow bei.

Ausgereifte SAM-Tools listen neben verfügbaren und zugewiesenen Lizenzen noch die eigenen Software-Ausgaben nach verschiedenen Providern auf oder zeigen an, wie viele Benutzerkonten in einem bestimmten Zeitraum inaktiv sind. Auf dieser Basis lässt sich ein Budget genauer planen.

Für den nächsten Schritt hat sich bewährt, dass ein Unternehmen in einer Cloud-Infrastruktur-Map festlegt, was es an Infrastruktur, Plattformen und Software wo und in welcher Form noch nutzen will. Dies bedeutet, zu entscheiden, ob Software ausschließlich in der Cloud oder auch On-Premises genutzt werden soll – also in einem Hybrid-Szenario. Generell ist zu klären, wer nutzt was zu welchen SLAs (Service Level Agreements). Auf die Weise bereiten sich Unternehmen auf die Suche vor, die Kombination aus Anwendungs-Hersteller und Cloud-Plattform-Provider zu finden, die ihr Anliegen am besten abdeckt. Dafür müssen sie die Nutzungsbedingungen beider detailliert beachten. Gängig sind Modelle je Nutzer, aber auch je zugreifendem Gerät, pro verbrauchter Prozessoreinheit oder Zeit.

Aufgabenteilung in der Praxis

Ein erfahrener Spezialist wie SoftwareOne, der SAM im Managed Service anbietet, unterstützt Unternehmen bereits beim Planen von Cloud-Szenarien und Migrieren der Workloads. Im weiteren Verlauf wählt ein Unternehmen Werkzeug inklusive technischem Betrieb, sodass der Full-Service für einige Software-Hersteller abdeckt ist. Andere Software-Anbieter möchte es mit demselben Tool selbst pflegen. Standardaufgaben zur Datenerfassung und -analyse lagert das Unternehmen hingegen komplett aus, um sich auf die strategische Arbeit zu konzentrieren.

Auch dabei unterstützt ein Managed Service Provider (MSP), sei es beim Vereinheitlichen der Patch-Stände der verschiedenen Software-Titel oder dem Erreichen von Budget-Zielen, was jeweils auf der Nutzungsanalyse fußt. Die SAM-Daten lassen sich auch dazu nutzen, einen möglichen Infrastrukturwandel hin zu intensiverer Cloud-Nutzung besser zu planen und zu begleiten. Aufgabe des Unternehmens ist es, für gut abgestimmte Prozesse zwischen IT und Einkauf, IT und HR, IT und dem Lizenzmanagement zu sorgen. Unter dieser Voraussetzung gelingt es, nur die Lizenzen einzusetzen, die dem tatsächlichen Bedarf und der Compliance entsprechen.

Stephanie Meiendresch

SoftwareONE